HObAS e. V.
Hilfe für Opfer bei Anonymer Spurensicherung -                                                             Hilfe für Opfer sexueller Gewalt und Prävention sexueller Gewalt

Datenschutzordnung für den Verein HObAS e. V.    

Präambel  

Der Verein HObAS e.V. verarbeitet in vielfacher Weise automatisiert personenbezogene Daten (z.B. im Rahmen der Vereinsverwaltung, der Organisation von Veranstaltungen, der Öffentlichkeitsarbeit des Vereins). Um die Vorgaben der EU-Datenschutz-Grundverordnung und des Bundesdatenschutzgesetzes zu erfüllen, Datenschutzverstöße zu vermeiden und einen einheitlichen Umgang mit personenbezogenen Daten innerhalb des Vereins zu gewährleisten, gibt sich der Verein die nachfolgende Datenschutzordnung:    § 1 Allgemeines    Der Verein verarbeitet personenbezogene Daten u.a. von Mitgliedern, Teilnehmer*innen an Fortbildungen und Präventionskursen sowohl automatisiert in EDV-Anlagen als auch nicht automatisiert in einem Dateisystem, z.B. in Form von ausgedruckten Listen. Darüber hinaus werden personenbezogene Daten im Internet veröffentlicht und an Dritte weitergeleitet oder Dritten offengelegt. In all diesen Fällen ist die EU-Datenschutz-Grundverordnung, das Bundesdatenschutzgesetz und diese Datenschutzordnung durch alle Personen im Verein, die personenbezogene Daten verarbeiten, zu beachten.    

§ 2 Verarbeitung personenbezogener Daten der Mitglieder  

1. Der Verein verarbeitet die Daten unterschiedlicher Kategorien von Personen. Für jede Kategorie von betroffenen Personen wird im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten ein Einzelblatt angelegt, die Daten ausgeschiedener Mitglieder sind zu löschen. Die Einwilligung der Mitglieder in die Datenverarbeitung kann jederzeit widerrufen werden.     

2. Im Rahmen des Mitgliedschaftsverhältnisses verarbeitet der Verein insbesondere die folgenden Daten der Mitglieder: Geschlecht, Vorname, Nachname, Anschrift (Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort), Geburtsdatum, Datum des Vereinsbeitritts, Bankverbindung, ggf. die Namen und Kontaktdaten der gesetzlichen Vertreter*innen, Telefonnummern und E-Mail-Adressen, ggf. Funktion im Verein. 

§ 3 Datenverarbeitung im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit    

1. Im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit über Vereinsaktivitäten werden personenbezogene Daten in der Presse und in Internetauftritten veröffentlicht und an die Presse weitergegeben.    

2. Hierzu zählen insbesondere folgende Daten: Teilnehmer*innen an Veranstaltungen, Spender*innen.    

3. Die Veröffentlichung von Fotos und Videos, die außerhalb öffentlicher Veranstaltungen gemacht wurden, erfolgt ausschließlich auf Grundlage einer Einwilligung der abgebildeten Personen.  

4. Auf der Internetseite des Vereins werden die Daten und Bilder der Mitglieder des Vorstands, aktiver Mitglieder sowie Übungsleiter*innen mit Vorname, Nachname und Funktion veröffentlicht.

§ 4 Zuständigkeiten für die Datenverarbeitung im Verein    Verantwortlich für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben ist der Vorstand nach § 26 BGB.  Die Vorsitzende stellt sicher, dass Verzeichnisse der Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 DSGVO geführt und die Informationspflichten nach Art. 13 und 14 DSGVO erfüllt werden. Sie ist für die Beantwortung von Auskunftsverlangen von betroffenen Personen zuständig.    § 5 Verwendung und Herausgabe von Mitgliederdaten und -listen    

1. Listen von Mitgliedern oder Teilnehmer*innen werden den jeweiligen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern im Verein (z.B. Vorstandsmitgliedern, Übungsleiter*innen) insofern zur Verfügung gestellt, wie es die jeweilige Aufgabenstellung erfordert. Beim Umfang der dabei verwendeten personenbezogenen Daten ist das Gebot der Datensparsamkeit zu beachten.    

2. Personenbezogene Daten von Mitgliedern dürfen an andere Vereinsmitglieder nur herausgegeben werden, wenn die Einwilligung der betroffenen Person vorliegt. Die Nutzung von Teilnahmelisten, in die sich die Teilnehmer*innen von Versammlungen und anderen Veranstaltungen zum Beispiel zum Nachweis der Anwesenheit eintragen, gilt nicht als eine solche Herausgabe.    

3. Macht ein Mitglied glaubhaft, dass es eine Mitgliederliste zur Wahrnehmung satzungsgemäßer oder gesetzlicher Rechte benötigt (z.B. um die Einberufung einer Mitgliederversammlung im Rahmen des Minderheitenbegehrens zu beantragen), stellt der Vorstand eine Kopie der Mitgliederliste mit Vornamen, Nachnamen und Anschrift als Ausdruck oder als Datei zur Verfügung. Das Mitglied, welches das Minderheitenbegehren initiiert, hat vorher eine Versicherung abzugeben, dass diese Daten ausschließlich für diesen Zweck verwendet und nach der Verwendung vernichtet werden.  

§ 6 Kommunikation per E-Mail  

1. Für die Kommunikation per E-Mail richtet der Verein einen vereinseigenen E-Mail-Account ein, der im Rahmen der vereinsinternen Kommunikation ausschließlich zu nutzen ist.    

2. Beim Versand von E-Mails an eine Vielzahl von Personen, die nicht in einem ständigen Kontakt per E-Mail untereinander stehen und/oder deren private E-Mail-Accounts verwendet werden, sind die E-Mail-Adressen als „bcc“ zu versenden. 

§ 7 Verpflichtung auf die Vertraulichkeit    Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Verein, die Umgang mit personenbezogenen Daten haben (z.B. Mitglieder des Vorstands, Übungsleiter*innen), sind auf den vertraulichen Umgang mit personenbezogenen Daten zu verpflichten.  Ausschließlich die Vorsitzende des Vereins ist berechtigt, zur Anonymen Spurensicherung zu beraten. Die Beratung erfolgt anonym und wird nicht dokumentiert.     

§ 8 Datenschutzbeauftragte/r    Da im Verein derzeit weniger als 10 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind, hat der Verein keine Datenschutzbeauftragte zu benennen.  Für den Fall, dass dies künftig auf mehr als 10 Personen zutrifft, obliegt die Auswahl und Benennung dem Vorstand nach § 26 BGB. Der Vorstand hat sicherzustellen, dass die benannte Person über die erforderliche Fachkunde verfügt. Vorrangig ist ein interner Datenschutzbeauftragter zu benennen. Ist aus den Reihen der Mitgliedschaft keine Person bereit, diese Funktion im Rahmen eines Ehrenamtes zu übernehmen, hat der Vorstand nach § 26 BGB einen externen Datenschutzbeauftragten auf der Basis eines Dienstvertrages zu beauftragen.    

§ 9 Einrichtung und Unterhaltung von Internetauftritten    

1. Die Einrichtung und Unterhaltung von Auftritten im Internet obliegt den Administratoren. Änderungen dürfen ausschließlich durch Administratoren des Vereins vorgenommen werden.    

2.  Der Vorstand nach § 26 BGB ist für die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen im Zusammenhang mit Online-Auftritten verantwortlich.    

§ 10 Verstöße gegen datenschutzrechtliche Vorgaben und diese Ordnung    

1. Alle Mitglieder des Vereins dürfen nur im Rahmen ihrer jeweiligen Befugnisse Daten verarbeiten. Eine eigenmächtige Datenerhebung, -nutzung oder –weitergabe ist untersagt.    

2. Verstöße gegen allgemeine datenschutzrechtliche Vorgaben und insbesondere gegen diese Datenschutzordnung können kostenintensive Unterlassungs- oder Schadenersatzansprüche nach sich ziehen, zusätzlich drohen Bußgelder.    § 11 Inkrafttreten    Diese Datenschutzordnung wurde durch den Gesamtvorstand des Vereins am 13.05.2018 beschlossen und tritt mit Veröffentlichung auf der Homepage des Vereins in Kraft.